.svg){kind=logo}
Elektronische Patientenakte (ePA) direkt in Elefant nutzen
Halten Sie den Therapieverlauf intuitiv und einfach in der Patientenakte fest. Unser flexibler Editor unterstützt Sie dabei, Ihre Behandlungs- und Patientendokumentation übersichtlich in einer Software abzubilden.
Die ePA und Ihre Patientenakte in Elefant: Was ist der Unterschied?
Die elektronische Patientenakte (ePA) ergänzt den Informationsaustausch in der Psychotherapie, ersetzt aber nicht Ihre interne Behandlungsdokumentation in Elefant. Ihre interne Behandlungsdokumentation bleibt in Ihrer Praxissoftware und wird nicht automatisch in die ePA übertragen. Die elektronische Patientenakte dient als zusätzlicher Informationskanal, über den Sie ausgewählte Dokumente digital bereitstellen und freigegebene Gesundheitsinformationen anderer Einrichtungen einsehen können.
Diese ePA-Funktionen stehen Ihnen direkt in Elefant zur Verfügung
ePA im Patientenkontext öffnen
Rufen Sie die elektronische Patientenakte direkt aus der jeweiligen Patientenakte über den Reiter „Dokumente und Berichte“ auf. Eine zusätzliche Anwendung außerhalb von Elefant ist dafür nicht erforderlich.
Zum Video „So öffnen Sie Ihre elektronische Patientenakte“
Dokumente in die ePA einstellen
Übertragen Sie vorhandene Dokumente aus dem Bereich „Dokumente und Berichte“ in die ePA. Dateien, die noch nicht in Elefant hinterlegt sind, können Sie zusätzlich von Ihrem Praxis-PC hochladen.
Zur Video-Anleitung „Befunde und Dokumente in die ePA hochladen“
Dokumente aus der ePA herunterladen
Rufen Sie bereitgestellte Dokumente aus der ePA ab und laden Sie diese bei Bedarf herunter. In Elefant steht Ihnen dafür eine eigene Übersicht der heruntergeladenen Dokumente zur Verfügung.
Zur Video-Anleitung „ePA-Dokumente herunterladen und speichern“
ePA-Dokumente gezielt filtern
Filtern Sie die Dokumentenübersicht beispielsweise nach Typ, Dokumentenart, Fachrichtung, Einstelldatum oder Autor:in. So grenzen Sie die angezeigten Unterlagen gezielt ein. Die Suche basiert auf den in der ePA hinterlegten Metadaten, da keine Volltextsuche innerhalb der Dokumente vorgesehen ist.
Medikationsliste einsehen
Öffnen Sie die elektronische Medikationsliste direkt im ePA-Bereich. Dort sehen Sie digital verordnete Arzneimittel sowie die von Apotheken ergänzten Dispensierinformationen.
Zur Video-Anleitung „So finden Sie die Medikationsliste in der ePA“
So einfach ist der Umgang mit der ePA in Elefant
Die ePA ist direkt in Elefant eingebunden. Dadurch bleiben Sie beim Abrufen und Bereitstellen von Unterlagen in Ihrer vertrauten Praxissoftware, statt zwischen verschiedenen Anwendungen und getrennten Abläufen wechseln zu müssen.
Arztbriefe, Befundberichte oder Entlassungsunterlagen aus anderen Einrichtungen sehen Sie direkt im jeweiligen Patientenkontext. Das reduziert die Suche nach Unterlagen und kann die Anamnese und Behandlung sinnvoll ergänzen.
Die elektronische Medikationsliste gibt Ihnen einen Überblick über verordnete und ausgegebene Arzneimittel. So können Sie medikamentöse Behandlungen leichter in Ihre psychotherapeutische Einschätzung einbeziehen.
Ihre ausführliche Sitzungs- und Verlaufsdokumentation bleibt in der Patientenakte in Elefant. ePA-relevante Dokumente stellen Sie gezielt über die integrierte ePA-Funktion bereit. So bleiben interne und elektronische Patientenakte sauber getrennt.
Da die ePA direkt in Elefant integriert ist, können Sie Aufgaben rund um das Abrufen und Bereitstellen von ePA-Dokumenten im bestehenden Patientenkontext erledigen und in Ihre gewohnten Praxisprozesse einbinden.
Was Elefant-Kund:innen an den Funktionen schätzen
Dr. Dipl.-Psych. Bianca Raski
"Ich nutze Elefant seit 2020 in der eigenen Praxis und kannte es schon aus meiner Anstellung vorher. Mir war es wichtig, ein DSGVO-konformes Tool zu haben, was modular aufgebaut ist. Und da habe ich mit Elefant sehr gute Erfahrungen gemacht und mich deshalb entschieden, das weiter zu verwenden."
Dr. med. Marcus Mannel
"Elefant begleitet mich durch den Arbeitstag. Das erste, was ich tue, wenn ich morgens in die Praxis komme, ist, den Rechner hochfahren und Elefant starten. Und den ganzen Tag über ist die Software geöffnet und begleitet mich bei der Arbeit."
Anne Brünen
"Intuitive Bedienbarkeit ist mir wichtig. Ich weiß gleich, wo wird hier was gespeichert oder wo finde ich die Dinge. Und das erfüllt Elefant einfach. Es ist immer leicht herauszufinden, was wohin gehört und wo ich was einstelle."
Dipl.-Psych. Michael Krüger
„Also alles was ich in Elefant mache, klappt. Ich kann Kunden anlegen, ich habe Krankenblätter erstellt, ich kann eine Warteliste führen und alle diese Dinge funktionieren einfach gut. Und wenn ich mal Probleme hab, dann rufe ich den Support an und bekomme sofort Hilfe. “
So nutzen Sie die ePA in Elefant
Die ePA ist über die Telematikinfrastruktur (TI) direkt an Elefant angebunden. Sind die technischen Voraussetzungen erfüllt, fügt sich die ePA nahtlos in Ihren gewohnten Praxisablauf ein.
Wie Sie auf die ePA zugreifen
Wird die elektronische Gesundheitskarte (eGK) eingelesen, erhält Ihre Praxis im Behandlungskontext Zugriff auf die ePA. Perspektivisch soll VSDM 2.0 den Nachweis des Patientenkontakts auch digital ermöglichen und damit den ePA-Zugriff flexibler machen.
Was Ihre Praxis dafür braucht
Für die Nutzung der ePA muss Ihre Praxis an die Telematikinfrastruktur angebunden sein. Perspektivisch wird der Zugriff mit dem neuen Web-Login und der mobilen Nutzung von Elefant auch flexibler möglich – zum Beispiel direkt über ein Tablet oder iPad.
Wenn es einmal hakt
Bei Fragen zur Einrichtung oder Problemen mit dem Zugriff hilft Ihnen unser Elefant Support weiter. Eine Supportanfrage können Sie auch direkt über das Serviceportal in Elefant stellen.
So modernisieren wir Elefant
Entdecken Sie, was sich bereits verändert hat, welche Neuerungen noch kommen und wie Elefant Schritt für Schritt moderner wird.
Befüllung und Abrechnung der ePA
Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Praxen bestimmte elektronisch vorliegende Daten aus der aktuellen Behandlung in die ePA einstellen, sofern Patient:innen nicht widersprochen haben. Ihre vollständige Behandlungs- und Verlaufsdokumentation wird dabei nicht automatisch aus Elefant übertragen. Sie entscheiden gezielt, welche relevanten Dokumente Sie über die ePA bereitstellen.
Die Befüllung der ePA kann über verschiedene Gebührenordnungspositionen (GOP) abgerechnet werden. Welche GOP infrage kommt, hängt unter anderem davon ab, ob die ePA bereits befüllt wurde und ob ein persönlicher Behandlungskontakt stattgefunden hat.
Sicher mit der ePA in Elefant arbeiten
Beim Zugriff auf die ePA gelten klare Berechtigungen. Gleichzeitig bleibt Ihre interne Dokumentation in Elefant getrennt und durch die Sicherheitsmechanismen der Praxissoftware geschützt.
Zugriff nur im berechtigten Patientenkontext
Liegt eine entsprechende Berechtigung vor, können Sie die ePA direkt aus der jeweiligen Patientenakte in Elefant aufrufen. Der Zugriff erfolgt damit dort, wo Sie ohnehin mit den Behandlungsdaten arbeiten.
Patient:innen behalten die Kontrolle
Patient:innen können steuern, welche Einrichtungen auf ihre ePA zugreifen dürfen. Elefant zeigt Ihrer Praxis nur die Inhalte an, für die im jeweiligen Behandlungskontext eine Berechtigung besteht.
Interne Dokumentation bleibt getrennt
Ihre Sitzungs- und Verlaufsdokumentation bleibt in der Patientenakte in Elefant. Dokumente, die über die ePA verfügbar sein sollen, stellen Sie gezielt bereit. So bleibt klar getrennt, was zur internen Dokumentation gehört und was über die ePA ausgetauscht wird.
Sensible Daten werden geschützt verarbeitet
Elefant setzt auf technische und organisatorische Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und rollenbasierte Zugriffskontrollen. Datenschutz und Informationssicherheit sind dabei Teil der Sicherheitsarchitektur von Elefant.
Häufige Fragen zur elektronischen Patientenakte in Elefant
Hier finden Sie Antworten auf praktische Fragen rund um die Telematik-Infrastruktur und relevante TI-Anwendungen.
Wie greife ich in Elefant auf die ePA zu?
Öffnen Sie die jeweilige Patientenakte und wechseln Sie zum Reiter „Dokumente und Berichte“. Dort können Sie die elektronische Patientenakte direkt aufrufen. Sie benötigen weder eine zusätzliche Anwendung noch ein separat zu buchendes ePA-Modul.
Ersetzt die ePA meine Patientenakte in Elefant?
Nein. In der Patientenakte von Elefant führen Sie weiterhin Ihre interne Behandlungs- und Verlaufsdokumentation. Die ePA ergänzt diese als einrichtungsübergreifender Informationskanal, über den ausgewählte Dokumente bereitgestellt und freigegebene Gesundheitsinformationen anderer Einrichtungen eingesehen werden können.
Werden Dokumente automatisch aus Elefant in die ePA übertragen?
Nein. Ihre interne Dokumentation wird nicht automatisch vollständig in die ePA übernommen. Sie wählen gezielt aus, welche vorhandenen Dokumente Sie bereitstellen möchten. Ihre ausführliche Sitzungs- und Verlaufsdokumentation bleibt in der internen Patientenakte von Elefant.
Kann ich auch Dateien hochladen, die noch nicht in Elefant gespeichert sind?
Ja. Bereits in Elefant hinterlegte Dokumente können Sie über das Kontextmenü im Bereich „Dokumente und Berichte“ einstellen. Dateien, die nur auf Ihrem Praxis-PC gespeichert sind, wählen Sie über den Hochladen-Button aus oder fügen sie per Drag-and-drop hinzu.
Muss ich Dateien vor dem Hochladen in das PDF/A-Format umwandeln?
Nein. Die ePA verarbeitet Dokumente im PDF/A-Format. Elefant wandelt Dateien, die diesem Standard noch nicht entsprechen, vor dem Hochladen automatisch um. Eine separate Konvertierung mit einem zusätzlichen Programm ist daher nicht erforderlich.
Wie finde ich bestimmte Dokumente in der ePA?
Die Suche erfolgt anhand der hinterlegten Dokumentinformationen. Sie können die Anzeige beispielsweise nach Dokumentenart, Fachrichtung, Einstelldatum oder Autor:in eingrenzen. Die Zuordnung zu Kategorien und Ordnern erfolgt über die Metadaten des jeweiligen Dokuments.
Wo finde ich Dokumente, die ich aus der ePA heruntergeladen habe?
Für aus der ePA heruntergeladene Unterlagen steht Ihnen in Elefant eine eigene Übersicht zur Verfügung. Dort können Sie bereits abgerufene Dokumente im jeweiligen Patientenkontext wiederfinden und öffnen. Eine kurze Anleitung dazu finden Sie auch in den ePA-Erklärvideos.
Kann ich ein Dokument direkt in der ePA bearbeiten?
Dokumente werden nicht unmittelbar innerhalb der ePA bearbeitet. Änderungen nehmen Sie zunächst lokal am jeweiligen Dokument vor. Anschließend kann die bearbeitete Datei als neue Version in der ePA bereitgestellt werden.
Welche Informationen zeigt die Medikationsliste in Elefant?
Die elektronische Medikationsliste enthält Arzneimittel, die per E-Rezept verordnet wurden, sowie die zugehörigen Dispensierinformationen der Apotheken. Sie können diese Informationen direkt im ePA-Bereich von Elefant aufrufen und im Behandlungskontext berücksichtigen.
Kann ich eine eAU oder ein Formular aus Elefant in die ePA einstellen?
Eine eAU lässt sich direkt über die eAU-Übersicht in die ePA hochladen. Für Formulare ist nach aktuellem Stand noch ein Zwischenschritt erforderlich: Das Formular wird als PDF gespeichert und anschließend über Elefant in die ePA eingestellt.
Wir beraten Sie gern
Ob Sie Elefant neu kennenlernen oder die elektronische Patientenakte in Ihrer Praxis nutzen möchten: Unsere Praxisberater schauen gemeinsam mit Ihnen auf Ihre Situation und erklären, wie Sie die ePA in Elefant handhaben.
