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Dokumentation in der Psychotherapie, die einfach funktioniert
Halten Sie den Therapieverlauf intuitiv und einfach in der Patientenakte fest. Unser flexibler Editor unterstützt Sie dabei, Ihre Behandlungs- und Patientendokumentation übersichtlich in einer Software abzubilden.
Dokumentation, an die Psychotherapie besondere Anforderungen stellt
Nicht jeder Dokumentationsanlass braucht dieselbe Struktur. Deshalb gibt Ihnen Elefant die Freiheit, Einträge passend zu Ihrer Arbeitsweise aufzubauen: Verlaufsdokumentation, die sich wie ein moderner Editor anfühlt. Statt sich an starre Masken anzupassen, kombinieren Sie Inhalte so, wie Sie sie für die jeweilige Behandlung benötigen. Gleichzeitig bleibt die Dokumentation Teil der Patientenakte und damit dort, wo alle Patienteninformationen zusammenlaufen. Elefant entwickelt Praxissoftware speziell für psychotherapeutische Arbeitsweisen und ist heute in über 12.000 Praxen im Einsatz.
KI-Doku-Assistent direkt in Ihrer Elefant Praxissoftware
Der KI-Doku-Assistent ist vollständig in der Dokumentation integriert. Er zeichnet therapeutische Gespräche über ein Mikrofon auf, transkribiert sie und erstellt daraus eine strukturierte Zusammenfassung der relevanten Inhalte. Anschließend prüfen und bearbeiten Sie den Entwurf und entscheiden selbst, was Sie in Ihre Dokumentation übernehmen. Entdecken Sie den KI-Doku-Assistenten selbst oder lassen Sie sich diesen im Online-Seminar live vorführen und stellen Sie dort Ihre Fragen.
Alles für Ihre Psychotherapie Dokumentation an einem Ort
Sitzungseinträge flexibel erfassen
Dokumentieren Sie den Behandlungsverlauf strukturiert in einzelnen Sitzungseinträgen. Arbeiten Sie mit flexiblen Blöcken und kombinieren Sie Inhalte so, wie Sie sie für die jeweilige Sitzung benötigen. Einträge lassen sich schnell erfassen oder später ergänzen – auch zwischen Sitzungen. Mehrere Einträge an einem Tag sowie rückwirkende Einträge sind ebenfalls möglich.
→ Zum Video „Überblick über die Dokumentation“
Einfache Textbausteine und Vorlagen nutzen
Sparen Sie Zeit, indem Sie Ihre eigenen Bausteine erstellen und einfach in eine Dokumentation einfügen. Passen Sie die Bausteine jederzeit an Ihren aktuellen Bedarf an. Das bietet sich zum Beispiel für die Erstanamnese oder häufig verwendete Interventionsbeschreibungen an. Textbausteine können Sie verwalten, sortieren, anheften und priorisieren.
→ Zur Video-Anleitung „Textbausteine nutzen“
Bilder, Dateien, Tabellen und Listen einfügen
Fügen Sie Bilder und Dateien der Dokumentation hinzu und vermeiden Sie Tippfehler durch die integrierte Rechtschreibprüfung. Profitieren Sie außerdem von Tabellen und Listen. So geben Sie der Dokumentation die Struktur, die Sie benötigen. Ergänzend können Sie Checklisten mit Kontrollkästchen anlegen und Bilder direkt in Ihre Einträge integrieren.
→ Zur Video-Anleitung „Dateien in die Dokumentation einfügen“
Einträge schnell wiederfinden und organisieren
Durchsuchen Sie die Dokumentation nach relevanten Begriffen und organisieren Sie Einträge mit Kategorien und Filtern. Besonders wichtige Inhalte können Sie als Favoriten markieren – zum Beispiel eine biografische Anamnese, auf die Sie im weiteren Therapieverlauf häufiger zurückgreifen möchten.
Änderungen im Versionsverlauf nachvollziehen
Alle Anpassungen an gespeicherten Einträgen werden versioniert. Sie können einsehen, was geändert wurde, und auf frühere Stände zurückgreifen. Sobald Sie einen Eintrag speichern, wird dieser Stand als Version festgehalten. Spätere Bearbeitungen erscheinen als weitere Versionen und bleiben damit nachvollziehbar.
→ Zur Video-Anleitung „Versionshistorie in der Dokumentation nutzen“
PDF-Export der Dokumentation veranlassen
Exportieren Sie einzelne Einträge oder die Dokumentation Ihrer Patient:innen als PDF. So können Sie Inhalte bei Bedarf außerhalb der Dokumentationsansicht bereitstellen oder archivieren.
→ Zur Video-Anleitung „Dokumentation als PDF exportieren“
Damit Dokumentation im Arbeitsablauf leichter wird
Die einzelnen Funktionen sind kein Selbstzweck. Entscheidend ist, was sie verändern, wenn Sie nach einer Sitzung dokumentieren, wiederkehrende Inhalte erfassen oder Monate später noch einmal in einen Therapieverlauf schauen.
Weniger Nachbereitung, mehr Patientenfokus
KI-Doku-Assistent, Textbausteine und Anhänge unterstützen Sie dabei, Dokumentationen schneller aus passenden Inhalten zusammenzustellen.
So dokumentieren, wie es zur Sitzung passt
Ob kurze Verlaufsnotiz, Erstanamnese oder Checkliste: Sie passen Aufbau und Detailtiefe flexibel an den jeweiligen Anlass an.
Schneller in der Dokumentation orientieren
Suche, Kategorien, Filter und Favoriten führen Sie auch in längeren Therapieverläufen gezielt zu relevanten Einträgen.
Alles bequem im Patientenkontext
Dokumentation, Diagnosen, Leistungen und weitere Informationen bleiben in derselben Patientenakte zusammen.
Die moderne Dokumentation in der Psychotherapie im Einsatz
Dr. med. Marcus Mannel
"Ich war an der Entwicklung der neuen Dokumentation beteiligt und habe da Funktionen schon früh ausprobieren dürfen. Ich finde die Dokumentation jetzt wesentlich praktikabler. Ich finde schneller Stellen, die ich suche. Dateien, Bilder, Tabellen und anderes einzubinden, ist heute komfortabel möglich."
Dr. Dipl.-Psych. Bianca Raski
"Ich würde neuen Nutzern auf jeden Fall zu Elefant raten, weil ich immer sehr gute Erfahrungen gemacht habe. Besonders gut finde ich den modularen Aufbau. Das ganze ist sehr intuitiv und auch optisch sehr schön gestaltet."
Dr. med. Andreas Sadjiroen
„Im Januar 2025 habe ich meinen Praxissoftware-Anbieter gewechselt und bin zu Hasomed gegangen. Ich habe es nicht bereut. Der technische Support ist sehr gut und freundlich. Das Preis-Leistungs-Verhältnis erwies sich als unschlagbar.“
Anne Brünen
„Weil der Praxisalltag eben auch sehr herausfordernd sein kann, alles zeitlich sehr eng strukturiert ist und wir oft nur zehn Minuten zwischen den Patient:innen haben, muss es einfach schnell gehen. Daher ist die intuitive Bedienung tatsächlich wichtig."
Dipl.-Psych. Michael Krüger
„Also alles was ich in Elefant mache, klappt. Ich kann Kunden anlegen, ich habe Krankenblätter erstellt, ich kann eine Warteliste führen und alle diese Dinge funktionieren einfach gut. Und wenn ich mal Probleme hab, dann rufe ich den Support an und bekomme sofort Hilfe. “
So starten Sie mit der Dokumentation in Elefant
Die Dokumentation ist wichtiger Bestandteil in Ihrem Praxisalltag. Damit Sie gut mit der Oberfläche arbeiten können, begleiten wir Sie beim Einstieg, ob Sie Elefant bereits nutzen oder unsere Praxissoftware erst kennenlernen möchten.
Ich bin bereits Elefant-Kunde.
Sie möchten die neue Dokumentation in Ihrer Praxis nutzen? Wenden Sie sich vertrauensvoll an unseren Support. Wir schalten die neue Dokumentation für Sie frei und zeigen Ihnen, wie Sie damit arbeiten. Ihnen entstehen dabei keinerlei zusätzliche Kosten.
Ihre bisherigen Dokumentationen und Textbausteine bleiben erhalten. Sie können also auf das zurückgreifen, was Sie bereits für Ihre therapeutische Arbeit festgehalten haben. Bitte beachten Sie: Nach der Freischaltung arbeiten Sie mit der neuen Dokumentation. Eine Rückkehr zur bisherigen Version ist nicht möglich.
Ich arbeite noch nicht mit Elefant.
Wenn Sie mit Elefant starten, ist die neue Dokumentation bereits enthalten und direkt für Sie verfügbar.
In einer persönlichen Beratung schauen wir gemeinsam darauf, wie Sie in Ihrer Praxis dokumentieren möchten. Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten in Elefant und beantworten Ihre Fragen – damit Sie einschätzen können, ob die Software zu Ihrer Arbeitsweise passt.
Welche Voraussetzungen sind für die Dokumentation in Elefant zu erfüllen?
Für die Nutzung benötigen Sie:
- Elefant als Praxissoftware
- eine Elefant-Installation ab Version 25.03.03
- eine stabile, eingeschaltete Internetverbindung
Die neue Dokumentation ist eine Webanwendung. Sie benötigen deshalb auch während der Arbeit eine aktive Internetverbindung.
Sicherheit, der Sie vertrauen können
Datenschutz, Transparenz und Verlässlichkeit sind bei Elefant kein Zusatz, sondern Grundlage. Wir entwickeln unsere Software und unsere IT-Services von Anfang an für die besonderen Anforderungen psychotherapeutischer Praxen.
Auch bei der Dokumentation bleiben wichtige Abläufe nachvollziehbar: Gespeicherte Änderungen können über die Versionshistorie eingesehen werden. Bestehende Berechtigungseinstellungen für Mandanten und Nebenmandanten bleiben auch beim Wechsel auf die modernisierte Dokumentation erhalten.
Weitere Funktionen, die Ihren Praxisalltag unterstützen
Formulare & Anträge
PTV-Formulare und weitere wichtige Anträge lassen sich direkt im Arbeitsablauf bearbeiten. In Elefant integriert, schnell verfügbar und ohne zusätzliche Tools nutzbar.
Leistungserfassung & Abrechnung
KV-, Privat- und Selektivabrechnung ohne unnötige technische Hürden. Plausibilitätsprüfungen reduzieren Fehler und Korrekturen. Die Abrechnung kann außerdem per 1-Click KIM übermittelt werden.
TI-Anwendungen
ePA, eArztbrief und eAU sind direkt in Elefant integriert. KIM ist im Elefant Abo M Online schon angebunden und fügt sich ohne zusätzliche Umwege in den Praxisalltag ein.
Häufige Fragen zur Dokumentation in Elefant
Hier finden Sie Antworten auf praktische Fragen rund um besondere Dokumentationssituationen und die Arbeit mit einzelnen Einträgen.
Was ist eine Psychotherapieakte?
Die Psychotherapieakte dokumentiert den Verlauf einer psychotherapeutischen Behandlung. Sie enthält alle wesentlichen Informationen, die für die aktuelle und weitere Behandlung relevant sind. Dazu gehören beispielsweise Anamnese, Diagnosen, Befunde und Therapieverlauf. In Elefant können Psychotherapeut:innen ihre Behandlungsdokumentation digital in der Patientenakte führen.
Was gehört in die Patientenakte und was in das Sitzungsprotokoll einer Psychotherapie?
In der Patientenakte werden die wesentlichen Informationen zur Behandlung festgehalten, etwa Anamnese, Diagnosen, Befunde, Behandlungsmaßnahmen und deren Ergebnisse. Ein Sitzungsprotokoll dokumentiert die relevanten Inhalte einer einzelnen Therapiesitzung, beispielsweise Anlass, Verlauf, Ergebnisse und geplante Maßnahmen. In Elefant lassen sich wiederkehrende Inhalte mit eigenen Textbausteinen und Vorlagen vorbereiten. So können Sie Dokumentationseinträge schneller erstellen und an Ihre persönlichen Arbeitsabläufe anpassen.
Wie dokumentiert man richtig in der Psychotherapie?
Eine fachgerechte Dokumentation in der Psychotherapie hält die wesentlichen Inhalte und Ergebnisse der Behandlung nachvollziehbar und zeitnah fest. Welche Angaben erforderlich sind, richtet sich nach dem jeweiligen Behandlungsverlauf. Mit der digitalen Dokumentation in Elefant können Psychotherapeut:innen ihre Einträge übersichtlich strukturieren, individuelle Vorlagen nutzen und den Therapieverlauf nachvollziehen.
Haben Psychotherapeut:innen eine Dokumentationspflicht?
Psychotherapeut:innen sind gesetzlich verpflichtet, den Verlauf einer Behandlung zeitnah und nachvollziehbar zu dokumentieren. Nach § 630f BGB müssen alle für die Behandlung wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse in der Patientenakte festgehalten werden. Die Dokumentation kann digital oder in Papierform erfolgen. Mit Elefant können Sie Ihre Behandlungsdokumentation digital führen, individuell strukturieren und Änderungen über die Versionshistorie nachvollziehen.
Wie lange werden Patientenakten in der Psychotherapie aufbewahrt?
Patientenakten werden in der Psychotherapie in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt. Je nach geltender Vorschrift können jedoch längere Fristen relevant sein. Psychotherapeut:innen sollten deshalb zusätzlich die Vorgaben ihrer zuständigen Psychotherapeutenkammer und weitere für ihre Praxis geltende Regelungen berücksichtigen.
Sind Psychotherapeut:innen verpflichtet, einen Abschlussbericht zu schreiben?
Ein gesonderter Abschlussbericht ist nicht bei jeder Psychotherapie verpflichtend. Der wesentliche Behandlungsverlauf und die Ergebnisse müssen jedoch in der Patientenakte dokumentiert werden. Je nach Behandlungs- und Abrechnungssituation können zusätzliche Berichte erforderlich sein, beispielsweise im Rahmen eines Gutachterverfahrens. In Elefant können Sie den Therapieverlauf strukturiert dokumentieren und relevante Informationen für die Erstellung von Berichten nutzen.
Kann ich meine Dokumentation in Elefant auch weiterhin diktieren?
Ja. Wenn Sie Dragon bereits als Diktiersoftware nutzen, können Sie damit weiterhin Texte diktieren und anschließend in den gewünschten Dokumentationseintrag übernehmen. Ab Mitte Oktober erweitert der KI-Doku-Assistent diese Möglichkeit: Er transkribiert therapeutische Gespräche und bereitet relevante Inhalte strukturiert als Grundlage für Ihre Dokumentation auf.
Wie werden Gruppentherapien in Elefant dokumentiert?
Die modernisierte Dokumentationsoberfläche ist aktuell auf Einzelsitzungen ausgerichtet. Gruppentherapien dokumentieren Sie weiterhin über den dafür vorgesehenen Menüpunkt „Gruppentherapie“ in Elefant.
Kann ich einen Dokumentationseintrag als Entwurf speichern oder nach Speicherung wieder löschen?
Ein neuer Dokumentationseintrag wird dauerhaft gespeichert, sobald Sie ihn aktiv sichern. Verlassen Sie die Bearbeitung vorher und bestätigen den entsprechenden Warnhinweis, wird der neue Eintrag nicht gespeichert. Einmal gespeicherte Einträge können bearbeitet und über das Drei-Punkt-Menü gelöscht werden. Gelöschte Einträge werden entsprechend gekennzeichnet. Über die Versionshistorie bleiben frühere Bearbeitungsstände nachvollziehbar.
Welche Bilder und Dateien kann ich in die Dokumentation einfügen?
Sie können Bilder in den Formaten JPG, PNG, GIF und WEBP sowie PDF-, Word-, Excel- und CSV-Dateien einfügen. Pro Bild oder Datei sind maximal 10 MB möglich. Eine feste Begrenzung der gesamten Dokumentationslänge gibt es nicht; sehr große Dateien oder viele Bilder sollten mit Blick auf die Ladegeschwindigkeit gezielt eingesetzt werden.
Ihre individuelle Praxisberatung
Sie möchten die Dokumentation in Elefant kennenlernen oder haben Fragen zum Einstieg? Wir schauen gemeinsam mit Ihnen, wie Elefant Ihre tägliche Arbeit vereinfachen kann. Wählen Sie bequem Ihren Termin für eine individuelle Praxisberatung.
30 Min. · per Video · kostenfrei & unverbindlich
